|
• • E-mail check-up in 5 stappen
1. Welke actie verwacht u van de persoon naar wie u mailt? Is de actie duidelijk geformuleerd? Werk met het WWWW-principe: Wie, Wat, Waar, Wanneer. 2. Gaat de e-mail over verschillende onderwerpen? Beperk één e-mail tot slechts één onderwerp. Beter is dan twee aparte e-mails te sturen. 3. Is de tekst zodanig geformuleerd zodat hij aanzet tot actie?
Indien niet, herwerk de tekst! 4. Staan er overbodige woorden of formuleringen in de tekst? Zoja, herwerk de tekst! 5. Zet de onderwerplijn aan om uw e-mail te lezen vóór alle andere in de inbox? Indien niet, herwerk dan!
Top E-mail handtekening toevoegen U kan Outlook (Express) automatisch een e-mailhandtekening laten toevoegen aan iedere mail die u verstuurt. Deze kan informatie bevatten zoals uw naam, adres, telefoon, e-mail en website adres. Voor Outlook Express:
Ga naar het menu EXTRA > OPTIES. Kies in de dialoogbox het tabblad HANDTEKENINGEN. Klik op de knop NIEUW om een nieuwe e-mailhandtekening aan te maken. Selecteer nadien NAAM WIJZIGEN, en geef een naam aan uw e-mailhandtekening. Ga naar het vakje HANDTEKENING BEWERKEN, typ uw tekst in en klik op OK. Om uw nieuwe e-mailhandtekening te gebruiken, open een nieuw bericht, zet de cursor op de plaats
waar u de handtekening wenst te zetten, selecteer in het menu INVOEGEN, HANDTEKENING. U kan deze laatste stap automatiseren door in het menu EXTRA > OPTIES > HANDTEKENINGEN de optie 'Handtekening aan alle uitgaande berichte toevoegen' te selecteren. Voor Outlook: Ga naar het menu EXTRA > OPTIES. Kies in de dialoogbox het tabblad
E-MAILINDELING. Klik op de knop HANDTEKENINGEN en selecteer NIEUW. Geef de nieuwe E-mailhandtekening een naam en typ uw tekst in het vakje. Klik op OK. Kies in de vorige dialoogbox voor welke e-mailaccount u deze handtekening wil gebruiken. Klik op OK. Top
Een backup maken in Outlook Express in 3 stappen Steeds meer en meer maakt u gebruik van uw e-mail programma. Het kan zelfs zo ver gaan dat u het gaat beschouwen als een persoonlijke agenda met hierin alle nodige gegevens: contactpersonen, gesorteerde adressen, belangrijke afspraken, zelfs contracten en deals worden hierin bewaard. Heel handig en snel te gebruiken,... tot plots de Windows ziekte opduikt. De inhoud van uw inbox is
verdwenen of bepaalde bijlagen vindt u niet terug. Maar gelukkig is er nog de back-up die u regelmatig maakt. Of toch niet? Voor alle zekerheid tonen we hoe u een back-up maakt. Als tool nemen we Outlook Express 5/6. In drie stappen maakt u een back-up. Dit gaat als volgt:
1.Open in Outlook Express het menu Extra en klik op Opties.
Ga naar het tabblad Onderhoud en klik op Archiefmap. Selecteer de volledige Archieflocatie. Dit kan u doen door in het vakje op de rechtermuisknop te klikken en 'Alles selecteren' te kiezen. Klik vervolgens nogmaals op de rechtermuisknop en kies nu 'Kopiëren'. Sluit nu beide vensters.
2.Linksonderaan het scherm klikt u op Start en dan Uitvoeren. Plaats de cursor in het venster Uitvoeren, klik op de rechtermuisknop en kies Plakken. Klik dan op OK. Nu verschijnt er een Outlook Express venster op je scherm. Kies in het menu Bewerken de optie Alles Selecteren. In hetzelfde Bewerken-menu klikt u op Kopiëren. Sluit hierna het venster.
3. Ga nu naar het bureaublad (het gewoon scherm). Klik op rechtermuisknop en kies Nieuw en dan Map. Geef een naam voor het back-up bestand, bv Back-up e-mail en klik op Enter. Open de Map door erop dubbel te klikken. Klik op Plakken in het Menu Bewerken. Nu is de back-up opgeslagen.
Postvak-IN opkuisen
Een Postvak-IN met duizenden gelezen e-mails, kan de vlotte werking van uw e-mail programma beknotten. Daarom is het een aanrader af en toe grote kuis te houden. Enkele tips:
-Verwijder minstens één maal per maand alle e-mails ouder dan 30 dagen uit de Postvak-IN map.
Dit kan u doen door de zoek-functie te gebruiken, selecteer in het vakje ‘Ontvangen voor:’ een datum van bv. 15 of 30 dagen geleden. Verwijder de geselecteerde e-mails door op de delete-knop te drukken. Mocht u nadien toch nog een ‘oude’ e-mail willen opzoeken, kan u deze nog altijd terugvinden in de map ‘Verwijderde items’;
-Maak submappen aan in ‘Postvak IN’, zodoende kan u inkomende e-mails direct sorteren op bv. nieuwsbrieven, invulformulier website, privé/vrienden, ... Dit doet u door rechts te klikken op ‘Postvak IN’ en ‘Nieuwe map’ te selecteren. Geef de nieuwe map een gepaste naam. Om de berichten nu automatisch in de juiste map te doen toekomen, moet u eerst nieuwe e-mail regels opstellen. Dit doet u als volgt. Ga naar het menu ‘Extra > Berichtregels > E-mail’. Klik op Nieuw, en vink het bovenste vak (1.) het gewenste criterium aan, bv.
‘Als de regel ‘Van’ bepaalde personen bevat’. Vink in het onderste vak (2.) de gepaste actie aan, bv. ‘Verplaatsen naar een bepaalde map’. Klik nu in het derde vak (3.) één voor één de blauw gemarkeerde woorden aan, en kies in het volgende venster telkens de gewenste perso(o)n(en) en/of map(pen). Optioneel kan u in vak 4. nog een naam geven aan de nieuwe e-mail regel, en klik op OK!
Werken met pdf-bestanden en Acrobat-Reader
PDF betekent "Portable Document Format". Dit formaat wordt veelvuldig gebruikt om documenten on-line te zetten op websites, of om documenten als bijlage bij een e-mail te verzenden.
Als de documenten zouden opgeslagen zijn in het ".doc"-formaat zou u op uw computer moeten beschikken over de correcte versie van Word van Microsoft om het document te kunnen lezen.
De verzender kan echter niet weten welke programma's de ontvanger gebruikt. PDF-documenten kunnen altijd gelezen worden op alle computers, ook als ze niet draaien onder Windows. U heeft er wel een speciaal programma voor nodig, Acrobat Reader. Het is een gratis programma dat op de meeste computers bij de aanschaf is geïnstalleerd en dat zeer eenvoudig is in het gebruik. Als dit programma niet geïnstalleerd is op uw computer, surf dan naar
www.adobe.nl/products/acrobat/readstep.html waar u het programma gratis kan downloaden. Om een document in .pdf formaat te openen, dubbelklik op de naam van het document, en het document wordt automatische gedownload en weergegeven in Acrobat Reader. Top
Outlook of Outlook Express gebruiken als e-mail programma? Alleen indien u bv. met een mailserver werkt zoals Exchange gebruikt u beter Outlook. Verder heeft Outlook ook meer mogelijkheden dan Outlook Express zoals taak- en agendabeheer. In andere gevallen zal het eenvoudigere Outlook Express ruimschoots voldoen.
Top U kan wel internetten maar niet mailen Ofwel zijn de pop of smtp invullingen niet correct, ofwel is het mailbox passwoord niet correct. Dit kan u in Outlook Express wijzigen bij 'tools' of 'extra', 'accounts'. Top
U kan de bijlagen (attachments) van uw e-mails niet lezen Het is mogelijk dat uw e-mail programma zoals Outlook Express is ingesteld om alle attachments of bijlagen bij iedere e-mail te blokkeren. Zo heft u deze blokkering permanent op:
Ga naar het menu Extra - Opties - Beveiliging en vink het vakje met "bijlagen die mogelijk een virus bevatten niet toestaan" uit.
Waarschuwing: Open nooit bijlagen van mensen die u niet kent, en maak steeds gebruik van recente Anti-Virus software zoals Bullguard. Top Afzenders blokkeren in Outlook Express Indien u regelmatig ongewenste berichten ontvangt van bepaalde personen, kan u de berichten van specifieke
e-mailadressen blokkeren. Klik hiervoor op het bewuste bericht, selecteer in de menubalk 'Bericht' en vervolgens 'Afzender blokkeren'. U krijgt nu een bevestiging dat dit e-mailadres aan de lijst van geblokkeerde afzenders is toegevoegd. Om deze lijst te raadplegen en/of te wijzigen, ga naar het menu 'Extra', 'Berichtregels', 'Afzenders blokkeren'. Top Hotmail ontvangen met
Outlook Express U kan uw hotmail adres installeren in Outlook Express en zo uw e-mail lezen zonder online te zijn. Start Outlook Express op en ga naar 'Extra', 'Accounts'. Klik in het geopende venster op de knop 'Toevoegen' en selecteer 'E-mail'. Het scherm 'Wizard Internet-verbinding' opent zich. Vul in het eerste scherm uw naam en klik op volgende. In het tweede venster vult u uw hotmail
e-mailadres in en klik weer op volgende. Outlook Express kiest automatisch de Hotmail mailserver, klik weer op volgende. Vul uw hotmail wachtwoord. Bevestig en sluit de Internet Wizard af met 'Voltooien'. Top Outlook start niet (meer) op Hoogstwaarschijnlijk bevat het programma te veel e-mails. Ga naar
zoekfunctie en tik *.pst. Als U dit gevonden hebt kopieert u deze bestanden naar een aparte map. Verwijder de restanten van Outlook van uw pc en installeer hem hierna opnieuw. Dan importeert u de .pst bestanden in Outlook. Dit doet u via "bestand" en "importeren" en vervolgens te verwijzen naar de map met bestanden.
Outlook zal vragen om deze bestanden te archiveren en dit in het vervolg automatisch te doen. Bevestig dit.
Een nieuwe e-mailaccount instellen in Outlook Express
1. Selecteer in het menu "Extra" de optie
"Accounts".
2. Je komt terecht in het venster "Accounts".
Selecteer het tabblad "E-mail".
3. Verwijder eventueel overtollige e-mailaccounts
van oude adressen, of foutieve configuratie-pogingen, door de accounts
te selecteren en op "Verwijderen" te drukken. Wanneer
je op "Toevoegen" drukt kies je voor de categorie "E-mail".
De E-mailconfiguratiewizard zal starten.
4. Eerst kan je de "Weergegeven naam"
invullen. Vul hier je naam in zoals je wenst dat hij
bovenaan je e-mails komt staan. Je voornaam en
je familienaam dus. Druk daarna op "Volgende".
5. Vul in het vak "E-mailadres" je eigen
e-mailadres in. Let op dat je in dit vak een geldig e-mailadres
invult (dat door onze diensten gekend is), en niet een e-mailadres
dat je zomaar willekeurig kiest. Anders zouden antwoorden op je
berichten wel eens bij een verkeerde persoon kunnen terechtkomen,
of onbestelbaar blijken te zijn. Druk op "Volgende".
6. Het servertype voor inkomende
e-mail is "POP3". Selecteer dit.
•De Server voor inkomende e-mail is mail.uwdomeinnaam.be
Vul dit in.
• De server voor uitgaande e-mail is afhankelijk van uw provider.
(vb smtp.skynet.be, mail-out.pandora.be,...)
• Druk op "Volgende" nadat je deze gegevens hebt
ingevuld.
7. Onze mailserver vraagt dat je
je steeds zou aanmelden met een account en een wachtwoord. Daarom
moet je volgende stappen uitvoeren:
• Zet een bolletje voor "Aanmelden met..."
• Vul bij "POP-accountnaam je gebruikersnaam in.
• Vul bij "wachtwoord" het wachtwoord en je
gebruikersnaam in.
• Druk nadien op "Volgende".
8. In het bovenstaande venster kan je een naam
geven aan de e-mailaccount. Dit is vooral nuttig als je Outlook
Express gaat instellen om meerdere e-mailaccounts te controleren.
Zo behoud je het overzicht. Vul dus een door jezelf gekozen
naam in, en druk daarna op "Volgende".
9. In het venster dat daarop volgt moeten we aanduiden
wat voor verbinding we gebruiken. Telenet Kabelklanten zetten
een bolletje voor "LAN-netwerk gebruiken". Telenet inbelklanten
zetten een bolletje voor "Telefoonlijn gebruiken". Inbelklanten
zullen dan ook nog een inbelverbinding moeten aanduiden uit de externe
toegang. Druk op "Volgende".
10. De e-mailaccount is geconfigureerd.
Druk op "Voltooien" om je werk af te ronden. Je zal terug
terecht komen in het venster met de verschillende accounts.
Druk daar op "Sluiten", en je komt gewoon in Outlook Express
terecht. Vanaf dat moment kan je met e-mail beginnen werken.
Top |
